Ежедневно в сфере бизнеса создается и обрабатывается внушительный объем бумажной документации. Она включает заказы на приобретение, счета и каталоги продукции, отчеты о продажах и т.д. Как бы то ни было, желательно, чтобы такая информация предшествовала, сопровождала и следовала за движением товаров при заключении коммерческих сделок. Электронный обмен данными обеспечивает наиболее эффективный механизм управления этим процессом.

I. В чем состоят преимущества EDI?
Сегодня, большинство данных, содержащихся в коммерческих документах, генерируются из существующих компьютерных прикладных программ. Бумажная документация печатается и копируется перед тем как информация, в ней содержащаяся, окончательно передается по почте или факсимильной связи. В свою очередь, деловой партнер повторно заносит вручную все данные в другую компьютерную прикладную программу для дальнейшей обработки.
Это - медленный, дорогостоящий и ненадежный способ.
Электронный Обмен Данными обеспечивает торговым партнерам эффективный способ для автоматической передачи коммерческой информации с одного компьютера непосредственно на другой.
Более того, компании больше не должны беспокоиться о несовместимости компьютерных систем. Используя такие стандарты сообщений, как EANCOM, данные могут быть переданы быстро, эффективно и точно, независимо от вида программного и аппаратного оборудования пользователя.
EDI упрощает информационные процессы, и это сокращает ее затраты по времени и стоимости.
Успешная реализация EDI обеспечивает большие преимущества для компании и ее торговых партнеров:
Рентабельность: Значительное уменьшение объема обрабатываемой документации позволяет сократить административные расходы и расходы на заработную плату. Рабочий персонал может быть задействован для выполнения более важных функций внутри компании.
Повышенная скорость обработки данных: Большой объем коммерческой информации может передаваться с одного компьютера на другой за несколько минут, обеспечивая более быстрое получение ответа и удовлетворение запросов потребителей.
Повышенная точность: EDI позволяет избежать возможных ошибок при ручном вводе информации в компьютер.
Лучшее логистическое управление и повышенная продуктивность: EDI позволяет компаниям лучше контролировать и управлять процессом производства, приобретения и доставки продукции. EDI - основной компонент производства, построенного по принципу «точно в назначенное время» и цепи «клиент – поставщик», работающей на основе «Быстрого реагирования на заказ», результатом чего является значительное сокращение сверхнормативных запасов.

2. EDI и стандарты UN/EDIFACT
Электронный обмен данными не является новым изобретением в деловой практике; некоторые компании используют его на основе внутренних форматов с конца 1960-х гг. Однако для того, чтобы внедрение EDI оставалось рентабельным, торговые партнеры должны использовать общий язык при обмене сообщениями, содержащими информацию о деловой и коммерческой деятельности.
В середине 70-х гг. отраслевые стандарты EDI в некоторых странах были объединены, что в некоторых случаях по прошествии нескольких лет приводило к созданию общенациональных стандартов. Стало ясно, что для того, чтобы стандартизация EDI отвечала требованиям делового мирового сообщества, необходимо создание международного многоотраслевого стандарта EDI.
К середине 1980-х гг. создание стандарта EDI стало приобретать некоторые очертания в рамках работы Европейской экономической комиссии ООН (UN/ECE) , в Рабочей группе по упрощению процедур международной торговли (WFI4). В 1987 г. синтаксис или грамматика этого общего языка делового общения, известного ныне под аббревиатурой UN/EDIFACT (ЭДИФАКТ-ООН), был признан в качестве стандарта ISO 9735.
Стандарт UN/EDIFACT или Электронный обмен данными в управлении, торговле и на транспорте, принятый в рамках ООН, состоит из набора согласованных на международном уровне стандартов, каталогов и руководств для электронного обмена данными.

Организационная структура UN/EDIFACT.
Более 60 стран и большое количество международных организаций, таких как Европейская Комиссия, IATA, Международная торговая палата, Международная организация по стандартизации, ISO, Международная палата мореплавания и Международная ассоциация GS1 представлены в рабочей группе UN/ECE WP.4. Международная ассоциация GS1 - активный участник процесса по созданию стандарта UN/EDIFACT на государственном, региональном и международном уровнях.